На данной фазе внедрения разрабатывается Регламент – процедурная документация для организации процессов работы с ИСУП.

Регламент проходит проверку на реальных проектах Заказчика, т.е. управление проектами ведется в соответствии с разработанным Регламентом, одновременно определяется необходимость и достаточность описанных процессов и инструментов. После чего в Регламент вносятся необходимые корректировки.

Регламент создается в виде рабочих процессов Microsoft Project и встраивается в ИСУП. Поскольку бизнес-процессы управления проектами находятся не в отдельных документах, а непосредственно в ИСУП, пользователи выполняют их в определённой последовательности, получают инструкции по выполнению процессов тут же в интерфейсе ИСУП, имеют доступ ко всем нужным шаблонам документов по прямым линкам, а также быстро находят возможности для улучшения процессов.

Пример представления Рабочего Процесса в ИСУП Microsoft Project

Пример представления Рабочего Процесса в ИСУП Microsoft Project

Как дополнительный компонент, для ключевых сотрудников заказчика проводится краткий тренинг по управлению проектами с помощью созданного Регламента.

Результаты работы по данному этапу:

  • Определены понятия задачи (инициативы, не являющейся проектом), проекта, программы проектов и портфеля проектов. Установлены чёткие критерии и рамки. Создан и отлажен механизм классификации.
  • Создана процедура инициации (запуска) проектов, описаны роли инициатора и заказчика проекта, разработан механизм последовательного расчёта, уточнения и изменения бюджета проекта.
  • Описана роль руководителя проекта, его полномочия и ответственность. Создана процедура выбора руководителя проекта.
  • Формализованы остальные роли участников проектов, т.е. разделены функции, обязанности и ответственность между сотрудниками, распределена рабочая нагрузка. Мотивационные вознаграждения команд привязаны к результатам проектов.
  • Определены процессы управления и реализации проектов. Данные процессы и роли, описанные выше, оформляются в виде Диаграммы работы с ИСУП. Пример диаграммы приведён ниже на рисунке.
  • Создан Пакет проектных шаблонов, включающий классификатор проектов, устав, базовые планы, журналы изменений и проблем, реестр рисков, запросы на изменения и прочие необходимые документы, которые требуются Заказчику для управления проектами.
  • Создана процедура определения необходимости изменений, согласования требуемых изменений, отслеживания их на протяжении проекта и анализа на стадии завершения.
  • Настроены точки информирования заинтересованных сторон.
  • Бизнес-процесс управления проектами встроен в систему Project Online.

С помощью Регламента вся работа с ИСУП делится на элементарные блоки, то есть на каждом определённом этапе управления проектом, каждая определённая роль выполняет определённый процесс с использованием определённых инструментов. Это создаёт основу для проведения изменений и улучшений ИСУП и самого Регламента.

Например, если регулярно возникают сбои при оповещении участников проектов после внесения изменений в проекты, то нужно настроить всего один инструмент, исправить всего один процесс, или обучить всего одну роль, после чего качество системы в целом улучшится.

Продолжительность этапа – 20 рабочих дней.

Ответственность Исполнителя: Предоставить бизнес-аналитика, консультанта по бизнес-процессам и программиста для конфигурации и настройки системы. Предоставить инструменты и наработки для разработки бизнес-процессов.

Ответственность Заказчика: Назначить сотрудника, ответственного за ИСУП. Обеспечить доступ к информации, необходимой для разработки регламентов.

Пример Диаграммы работы с ИСУП

Пример Диаграммы работы с ИСУП