На данном этапе будет разработана наглядная отчётность, настроен её автоматический выпуск и внедрено регулярное использование. Работы включают:

  • Анализ существующей отчётности Заказчика в области управления проектами;
  • Определение требований к отчётности и информации по отдельным проектам и по портфелю проектов в целом;
  • Разработка и внедрение алгоритма сбора и внесения исходных данных для построения отчётности;
  • Настройка в ИСУП Project Online функций построения отчётности и протоколов передачи данных в отчётные и BI системы;
  • Настройка отчётов, выгружаемых в формате Excel, в качестве замены существующих отчётов Заказчика;
  • Настройка отчётов, создаваемых автоматически в формате Power BI, в качестве расширения возможностей и наглядности отчётов Заказчика;
  • Обучение специалистов Заказчика по самостоятельной настройке отчётов в форматах Excel и Power BI.

Специалисты Заказчика, занимающиеся системным и бизнес администрированием существующей ИСУП Project Server, должны присутствовать при работах и знакомится с особенностями системных и бизнес настроек программно-аппаратного комплекса в соответствии с требованиями к реализации отчётности по управлению проектами.

Специалисты Заказчика, участвующие в проектах, будут вносить в свои проекты исходные данные для построения отчётности, а также пройдут обучение по самостоятельной настройке отчётов в ИСУП.

Пример формы отчетности о состоянии исполнения проекта

Пример формы отчетности о состоянии исполнения проекта

Отчетность будет основана на общепринятом методе освоенного объема, доказавшего свою простоту, наглядность и точность в определении текущего и прогнозируемого статуса проектов, включая:

  • Наглядные диаграммы планируемого и фактического хода работ от 0% до 100% с привязкой к датам;
  • Пессимистический и оптимистический прогнозы завершения работ проекта;
  • Динамику отставания или опережения;
  • Показатели (KPI) проектов.

Результаты работы:

  • Настроены шаблоны отчётов, выгружаемых в формат Excel. Шаблоны доступны пользователям ИСУП в папке Отчеты PWA. Пользователи, в соответствии с правами доступа, могут самостоятельно выгружать отчёты по своим проектам или по всему портфелю проектов, используя настроенные шаблоны.
  • Настроены шаблоны отчётов, создаваемых автоматически в формате Power BI. Шаблоны доступны пользователям ИСУП в папке Отчеты PWA (в виде файлов Power BI Desktop). Пользователи, в соответствии с правами доступа, могут самостоятельно просматривать отчётность по проектам, используя программное обеспечение Power BI Desktop или заходя по ссылке в браузере.
  • Для заинтересованных сторон настроены функции мониторинга результатов проектов и контроль проектов.
  • В документы регламенты и в рабочие процессы ИСУП внесены изменения, отражающие алгоритм внесения исходных и фактических данных по проектам для формирования отчётности.
  • Сотрудники Заказчика прошли обучение по использованию и самостоятельной настройке отчётов Excel и Power BI.
  • Создан проектный офис для управления и мониторинга течения проектов, производящий контроль актуальных статусов и синхронизацию в рамках программ проектов.

Продолжительность этапа – 25 рабочих дней.

Ответственность Исполнителя: предоставить бизнес-аналитика и программиста отчётов. Предоставить инструменты и наработки для разработки и программирования отчетов Заказчика.

Ответственность Заказчика: Назначить руководителя Офиса УП. Предоставить требования к отчетности по проектам. Согласовывать и давать замечания к созданным шаблонам и формам отчетности. Провести тестирование созданных отчетов.