Общая информация

Идеальным вариантом внедрения системы управления проектами является Внедрение «под ключ». В этом случае достаточно быстро создается полноценный программно-методологический комплекс, позволяющий эффективно управлять всем портфелем проектов компании. Но бывает так, что компания не готова внедрять полнофункциональную систему управления проектами. Причины тому, например:

  • Отсутствие необходимого бюджета для полного внедрения.
  • Непонимание целесообразности внедрения системы управления проектами.
  • Очень плотная загрузка сотрудников, необходимых для внедрения системы.
  • Желание вырастить систему спокойно, без спешки, получая ощутимый результат на каждом этапе внедрения.
  • Желание проверить профессионализм консультантов, прежде чем доверять им полный объем работ по внедрению.

Экспертами компании «Expedition PM» разработан уникальный комплекс мероприятий по внедрению системы управления проектами (EPM), состоящий из 12 результатов. Каждый результат создается отдельно, достаточно быстро и стоит относительно недорого, но сразу после создания начинает работать на Заказчика.

Заказчик может прекратить или приостановить внедрение на любом из результатов, при этом уже созданные результаты будут продолжать работать. После реализации всех 12 результатов Заказчик получает полноценный программно-методологический комплекс для управления проектами.

 

Преимущества

  • Каждый результат представляет собой завершенный объем работа. Это дает возможность, в случае необходимости, приостановить внедрение и в то же время получить ощутимый эффект от уже внедренных результатов.
  • Внедрение основывается на методологии управления проектами и вместе с тем, гибко подстраиваемое под индивидульные потребности компании.
  • Услуга является модульной. Это значит, что клиент может выбрать не все, а только необходимые ему результаты.
  • Позволяет создать план финансирования проекта внедрения с учетом всех финансовых возможностей компании.
  • Возможность постепенно менять сложившиеся подходы к управлению проектами, по мере принятия результатов сотрудниками компании.

Услуга «12 Результатов» включает в себя:

  1. Совместное планирование проектов Заказчика. Выявляются и определяются основные требования к будущей системе. По мере планирования мы даем рекомендации для улучшения процессов управления проектами в организации.
  2. Построение системы отчетности. Создание и формирование базовых отчетов по основным показателям.
  3. Установка программно-аппаратного комплекса. Установка и конфигурация Microsoft Project. Предварительное тестирование функциональности системы. Выявление дополнительной функциональности для будущей кастомизации системы.
  4. Формирование Офиса Управления Проектами. Формирование требований к руководителю и сотрудникам ОУП. Совместный с Заказчиком подбор руководителя и, при необходимости, сотрудников ОУП.
  5. Обучение методологии и инструментов для управления проектами. Проведение серии тренингов для обучения сотрудников методологии управления проектами. Обучение работе с системой.
  6. Управление программами проектов. Определяется и настраивается взаимосвязь между проектами. Разрабатываются Dashboard для мониторинга состояния программ проектов.
  7. Стандартизация объемов работ проектов. Определяется стандартный объем для повторяющихся работ в похожих проектах. Разработка шаблонов типовых пакетов работ.
  8. Управление ресурсами и портфелем проектов. Настройка системы для корректного и максимально эффективного управления ресурсами компании.
  9. Регламент управления проектами. Создание регламента и описания процедур управления проектами для компании.
  10. Шаблоны управленческих документов. Создание шаблонов документов, необходимых в каждом проекте.
  11. Ролевые инструкции. Разрабатываются ролевые/должностные инструкции для всех участников проектов.
  12. Специализированная отчетность. Разработка и внедрение специализированных и индивидуальных для каждой компании отчетов. Отчеты основываются на отрасли деятельности компании.

12-Deliverables_Diagram_RU

 

1. Совместное планирование проектов Заказчика

Описание

Совместное планирование пилотных проектов Заказчика с использованием Microsoft Project 2013 Professional. Создание расписаний проектов и сопутствующих документов. Аудит процессов и инструментов управления проектами.

Результаты

  1. Ответственные сотрудники Вашей компании начинают планировать ход реализации каждого проекта от начала до завершения.
  2. Типовая WBS структура проектов. Может использоваться как шаблон для последующих проектов.
  3. Каждый пилотный проект содержит:
    1. Динамическую модель.
    2. Базовый план.
    3. Линия хода работ, автоматически указывающая на отставания и опережения.
    4. Списки ключевых контрольных точек (вех) проекта.
  4. Возможность вести учет временных, ресурсных и финансовых затрат проектов.
  5. Рекомендации по изменению процессов и инструментов управления проектами.

Инструменты

  • Планирование с использованием Microsoft Project 2013 Professional.
  • Рабочие встречи со специалистами Заказчика.
  • Регламентные документы компании Заказчика.
  • Наши наработки по системам управления проектами.

Форма реализации

Данный этап заменяет классическое консалтинговое исследование «КАК ЕСТЬ» бизнес-процессов заказчика. Вместе с тем, в отличие от «исследования», расписания проектов можно сразу применять на практике для исполнения и контроля проектов. На основе отслеживания расписаний проектов определяются и структурируются интерфейсы взаимодействия подразделений компании друг с другом и с заказчиком проекта. Четко определяются, документируются и привязываются ко времени ответственности каждого из исполнителей проекта. Разработка и использование Базовых планов обеспечивает основу для дальнейшего отслеживания проектов и платформу для разворачивания системы управления проектами.
В графики сразу вносятся все технологические взаимосвязи работ, что позволяет создать динамические модели исполнения проектов, с помощью которых можно автоматически отслеживать изменения сроков исполнения проектов. Динамическая модель проекта выглядит в виде общей иерархической структуры работ (WBS) и детального графика исполнения с ответственными исполнителями, ресурсами и контрольными точками.

Наша Ответственность

  • Предоставить планировщиков и аналитиков, а также инструменты и наработки для планирования пилотных проектов Заказчика.

Ваша Ответственность

  • Назначить сотрудника, ответственного за Систему Управления Проектами.
  • Обеспечить доступ к информации, необходимой для планирования. Также должны быть назначены администраторы и/или планировщики отдельных проектов.

2. Разработка и внедрение системы отчетности

Описание

Отчетность может быть организована после планирования и создания Базового плана проекта. Выглядит в виде диаграмм прогнозов по завершению, процентных и финансовых S-кривых с пессимистическим и оптимистическим прогнозами, а так же индексов CPI и SPI.

Результаты

Шаблоны и формы стандартизованной отчетности по исполнению проектов, включающие:

  • S-кривые (наглядные диаграммы планируемого и фактического хода работ от 0% до 100% с привязкой к датам).
  • Пессимистический и оптимистический прогнозы завершения работ проекта.
  • Прогнозы бюджета.
  • Индексы SPI и CPI, отражающие динамику отставания или опережения.

Инструменты

  • Метод освоенного объема.
  • Программирование скриптов для автоматической отчетности.
  • Рабочие встречи по согласованию требований к отчетам и внешнего вида отчетов.

Форма реализации

Для отслеживания текущего статуса исполнения проектов разрабатывается наглядная отчетность и внедряется ее регулярное использование и автоматический выпуск. Отчетность основана на Методе освоенного объема, применяемого для определения текущего и прогнозируемого статуса проектов.

Наша Ответственность

  • Предоставить аналитиков и программистов.
  • Предоставить нструменты и наработки для разработки и программирования отчетов Заказчика.

Ваша Ответственность

  • Предоставить требования к отчетности по проектам.
  • Согласовывать и давать замечания к созданным шаблонам и формам отчетности.
  • Провести тестирование созданных отчетов.

3. Установка программно-аппаратного комплекса

Описание

Инсталляция и настройка программно-аппаратного комплекса Microsoft Project Server 2013. Доступ сотрудников Заказчика к системе через Project Web Access вне зависимости от того, где географически сотрудники находятся.

Результаты

  1. Инсталлированные и настроенные аппаратные сервера, и лицензионное ПО.
  2. Систематизация и структуризация данных исполнения проектов.
  3. Единое хранилище данных о реализации проектов.
  4. Веб страницы для каждого проекта.
  5. Организация разграниченного доступа к системе в зависимости от иерархии участников проектов.
  6. Безопасный доступ к системе из любой точки планеты через Интернет.
  7. Резервирование и архивирование данных.

Инструменты

  • Microsoft Windows Server 2012.
  • Microsoft SQL Server 2012.
  • Microsoft SharePoint Server 2013.
  • Microsoft Project Server 2013.
  • Обучение системных администраторов.
  • Использование стандартной функциональности EPM системы.
  • Организационная структура предприятия (OBS).

Форма реализации

Является следствием инсталляции и настройки аппаратного и программного обеспечения сервера MS EPM. Настройка системы на доступ к ней из любой точки мира.

Наша Ответственность

  • Предоставить инженеров и программистов, а также инструменты и наработки для инсталляции и настройки серверов.

Ваша Ответственность

  • Назначить ответственного системного администратора.
  • Провести собственное тестирование системы и удаленного доступа.

4. Формирование ОфисаУправления Проектами

Описание

Формирование требований к руководителю и сотрудникам ОУП. Совместный с Заказчиком подбор руководителя и, при необходимости, сотрудников ОУП.

Результаты

  1. Соответствующие критериям руководитель и сотрудники ЦУП.
  2. Исполнители отчитываются самостоятельно за выполненные работы (timesheet).

Инструменты

  • Шаблон обучающего плана (выглядит в виде письма на электронную почту с гиперссылкой на пошаговые инструкции в системе).
  • Enterprise Project Management System (EPM).
  • ПК пользователей.
  • Электронная почта.
  • Приказ по компании Заказчика о проведении обучения
  • Определение типа внесения первичной отчетности (факта): каждый самостоятельно или через администраторов проектов.

Форма реализации

Подбор и обучение персонала в ОУП состоящие из 2 частей:

  1. Проведение обучающего плана, при котором в систему вводится специальный график проекта и всем вовлеченным сотрудникам рассылаются задачи. Выполнение задач связано с изучением самых необходимых элементов системы, т.е. выполнения пошаговых инструкций – что и как нужно сделать, чтобы реализовать назначенные планом работы.После прохождения обучающего плана сотрудники имеют знания достаточные для начального использования системы.
  2. Совместное с нашими консультантами планирование, выполнение и отслеживание проектов. Получение консультаций, знаний и перенятие опыта от сотрудников «Expedition PM».

Наша Ответственность

  • Предоставить экспертов по планированию и консультантов.
  • Предоставить инструментарий и наработки для подбора и обучения персонала.
  • Сформировать отчет по результатам обучения (сколько времени заняло по каждому сотруднику, и т.п.).

Ваша Ответственность

  • Издание приказа внутри компании о проведении обучения.
  • Провести подбор персонала (внутри компании или извне) для ОУП на основе составленных требований.

5. Обучение методологии и инструментария для управления проектами

Описание

Обучение сотрудников компании методологии управления проектами и использованию системы, что позволит:

  • Сформировать проектное мышление.
  • Способность управлять как отдельным проектом, так и портфолио проектов.
  • Оптимизировать и эффективно использовать ресурсы компании.
  • Успешно достигать поставленных в проекте целей.

Результаты

  1. Структурированные знания по управлению проектами.
  2. Отличные навыки по использованию системы УП.
  3. Общая терминология.

Инструменты

  • Тренинг по методологии управления проектами. /3 дня = 8 часов/
  • Тренинг по Microsoft Project 2013 Professional. /3 дня = 8 часов/
  • Тренинг по Microsoft Project Server 2013. /3 дня = 8 часов/
  • Система проверки знаний.

Форма реализации

Сотрудники ПМО проходят три тренинга. После каждого тренинга участники проходят тестирование на предмет усвоения материала.

Наша Ответственность

  • Провести обучение.
  • Предоставить отчет по результатам обучения (на каждого участника).

Ваша Ответственность

  • Выделить время сотрудников для проведения обучения и проведения тестирования.

6. Управление программами проектов.

Описание

Управление всеми проектами компании.

Результаты

  • Созданная понятная иерархическая структура всего портфолио проектов.
  • Определены и настроены индикаторы выполнения проектов.
  • Автоматизирована отчетность (статус, прогноз, индикаторы).
  • Возможность отслеживать актуальное состояние проекта в любой момент времени.
  • Удобный визуальный контроль проектов для высшего руководства.

Инструменты

  • Система управления проектами EPM.

Форма реализации

Создается и внедряется в систему иерархия внутренних и внешних проектов. Внешние выполняются для клиентов компании Заказчика. Внутренние для собственного организационно-технического развития компании Заказчика.

Наша Ответственность

  • Предоставить аналитиков и программистов.
  • Предоставить наработки и инструменты для разработки иерархии и взаимосвязей проектов.

Ваша Ответственность

  • Утвердить разработанную иерархию проектов.
  • Совместно с исполнителем выбрать и определить критерии оценки проектов.

7. Стандартизация объемов работ проектов

Описание

Определяются типовые работы в проектной и организационной деятельности. Формируются описание и стандартизированная оценка основных пакетов работ.

Результаты

  1. Шаблоны проектов.
  2. Кодирование работ.
  3. Критерии оценки работ.
  4. Показатели выработки.
  5. Определение приоритетов для информации, относительно ее влияния на результаты проекта.
  6. Для руководителей проектов облегчается процесс планирования.
  7. Появляется возможность анализа и сравнения различных проектов по типовым пакетам работ.

Инструменты

  • Структура работ проекта (WBS).
  • Расписания (графики).
  • Шаблоны проектов.
  • Кодирование работ.
  • Показатели выработки.

Форма реализации

Создаются шаблоны типовых проектов, утверждаются типовые пакетов работ с длительностями, ресурсами и трудозатратами. В последующей деятельности планируется обеспечить или улучшить текущие показатели.

Наша Ответственность

  • Предоставить аналитиков и планировщиков.
  • Предоставить инструменты и наработки для создания шаблонов проектов.

Ваша Ответственность

  • Предоставить специалистов для консультаций и проверки шаблонов типовых проектов.

8. Управление ресурсами и портфелем проектов

Описание

Управление проектами с использованием всего множества корпоративных ресурсов. Появляется возможность просматривать загрузку ресурсов по всем проектам и грамотно управлять проектами с учетом ограниченности ресурсов компании. Появляется возможность управлять портфелем проектов.

Результаты

  1. Создана иерархическая структура ресурсов (RBS).
  2. Созданы отчеты по загрузке ресурсов (загрузка в проектах, прогнозы загрузки и потребности).
  3. Разработано стандартное ресурсное обеспечение работ проектов.
  4. Уменьшено время «простоя» ресурсов.
  5. Прозрачность утилизации ресурсов, т.е. понимание того, кто чем занимается.

Инструменты

  • Расписание (Табель учета времени).
  • Календари ресурсов.
  • Корпоративные ресурсы.
  • Замена локальных ресурсов на корпоративные.

Форма реализации

Вводится понятие корпоративного ресурса, т.е. все исполнители и производственные мощности вводятся в систему в виде ресурсов. Все локальные ресурсы, используемые в проектах, заменяются на корпоративные.

Наша Ответственность

  • Предоставить аналитиков и программистов.
  • Предоставить инструментарий и наработки для формирования иерархии корпоративных ресурсов.

Ваша Ответственность

  • Утвердить иерархию ресурсов.
  • Совместно с исполнителем выработать критерии оценки ресурсов.

9. Регламент управления проектами

Описание

Формирование пакет документации для организации управления проектами в компании.

Результаты

  1. Пакет регламентных документов, включающий положение о Регламенте, а так же процедуры планирования, выполнения, контроля и завершения работ проекта.
  2. Формализована деятельность подразделений. Разделены функции, обязанности и ответственности между сотрудниками, распределена нагрузка.
  3. Определен четкий перечень активностей и процессов управления проектами.
  4. Повышена управляемость и контролируемость системы управления проектами и процессов проведения изменений в данной системе.

Инструменты

  • Microsoft Office.
  • Microsoft SharePoint.
  • Диаграммы и графики.

Форма реализации

Разработка процедурной документации для организации процессов управления проектами. Регламент «откатывается» на реальных процессах, т.е. выполняется все по регламенту и определяется необходимость и достаточность описанных процессов и инструментов, после чего в регламент вносятся корректировки. По окончании регламент презентуется ключевым сотрудникам Заказчика.

Наша Ответственность

  • Предоставить аналитиков и консультантов.
  • Предоставить инструменты и наработки для формирования регламента.

Ваша Ответственность

  • Предоставить сотрудников для согласования регламента на предмет его соответствия специфики компании.

10. Шаблоны управленческих документов.

Описание

Разработка пакета шаблонов управленческих документов в электронном виде на сервере EPM.

Результаты

  1. Пакет шаблонов управленческих документов в электронном виде на сервере в общем доступе.

Инструменты

  • Шаблоны документов.
  • Microsoft Office.
  • Используемые в компании управленческие документы.

Форма реализации

Сотрудники не любят документировать результаты своей работы из-за большой трудоемкости создания документов. И даже если в рабочих инструкциях в обязанности сотрудника входит выпуск определенных документов, они выпускаются только при наличии свободного времени или давлении со стороны руководства.
С другой стороны документирование необходимо для фиксации текущего статуса исполнения проекта, учета принятых решений и формального соглашения (подписи) между вовлеченными в исполнение проекта сторонами.Для решения данной коллизии разрабатываются шаблоны всех основных управленческих документов, что позволит резко сократить трудоемкость создания документов, унифицировать документооборот и обеспечить единое понимание выпускаемой документации.
После выпуска шаблонов, работы по их заполнению вносятся в шаблонный график исполнения проекта, что обеспечивает практически 100% вероятность документирования на всех стадиях реализации проекта. Все выявленные управленческие документы оформляются в виде шаблонов MS Office с вложенными комментариями и подсказками для заполняющего лица. Далее «откатывается» заполнение шаблонов на реальных проектах, после чего в шаблоны вносятся правки.

Наша Ответственность

  • Предоставить аналитиков и консультантов.
  • Инструменты и наработки для формирования документов.

Ваша Ответственность

  • Предоставить сотрудников для согласования документов на предмет соответствия специфике компании.

11. Ролевые инструкции.

Описание

Разработка пакета инструкций для каждой роли в проекте.

Результаты

  1. Матрица ответственности (RACI matrix).
  2. Ролевая инструкция для: руководителя ОУП, Руководителя проекта, администратора проекта.
  3. Другие необходимые инструкции участников проекта.

Инструменты

  • Организационная структура (OBS).
  • Microsoft Office.
  • Microsoft SharePoint.

Форма реализации

Разработка ролевых или изменение должностных инструкций всех участников проектов.

Наша Ответственность

  • Предоставить аналитиков и консультантов.
  • Инструменты и наработки для формирования пакета инструкций.

Ваша Ответственность

  • Предоставить сотрудников для согласования инструкций на предмет их соответствия специфике компании.

12. Специализированная отчетность.

Описание

Разработка нестандартных отчетов с учетом потребности компании.

Результаты

  1. Специализированные отчеты.
  2. Dashboards.
  3. Финансовые отчеты.

Инструменты

  • Microsoft Office.
  • Microsoft Project.
  • Microsoft SharePoint.

Форма реализации

Разработка механизма формирования отчетов. Конфигурирование EPM системы для сбора данных и их дальнейшую агрегацию.

Наша Ответственность

  • Предоставить аналитиков и программистов.
  • Предоставить инструменты и наработки для формирования специализированной отчетности.

Ваша Ответственность

  • Предоставить требования к специализированной отчетности.
  • Согласовать разработанные шаблоны отчетов.