Идеальным вариантом внедрения системы управления проектами является внедрение «под ключ». В этом случае достаточно быстро создается полноценный программно-методологический комплекс, позволяющий эффективно управлять всем портфелем проектов компании. Но бывает так, что компания не готова внедрять полнофункциональную систему управления проектами. Причины тому, например:

  • Отсутствие необходимого бюджета для полного внедрения.
  • Непонимание целесообразности внедрения системы управления проектами.
  • Очень плотная загрузка сотрудников, необходимых для внедрения системы.
  • Неприятие изменений сотрудниками организации.
  • Желание вырастить систему спокойно, без спешки, получая ощутимый результат на каждом этапе внедрения.
  • Желание проверить профессионализм консультантов, прежде чем доверять им полный объем работ по внедрению.

Экспертами команды «Expedition Project Management» разработан уникальный комплекс мероприятий по внедрению системы управления проектами, состоящий из 8 результатов. Каждый результат создается отдельно, достаточно быстро и стоит относительно недорого, но сразу после создания начинает работать на Заказчика.

Заказчик может прекратить или приостановить внедрение на любом из результатов, при этом уже созданные результаты будут продолжать работать. После реализации всех 8 результатов Заказчик получает полноценный программно-методологический комплекс для управления всем портфелем проектов.

Преимущества

  • Каждый результат представляет собой завершённый объём работ. Это даёт возможность, в случае необходимости, приостановить внедрение и в то же время получить ощутимый эффект от уже внедренных результатов.
  • Внедрение основывается на методологии управления проектами и вместе с тем, гибко подстраивается под индивидуальные потребности организации.
  • Услуга является модульной. Это значит, что Заказчик может выбрать не все, а только необходимые ему результаты.
  • Подход позволяет создать план финансирования проекта внедрения с учетом всех финансовых возможностей организации.
  • Возможность постепенно менять сложившиеся подходы к управлению проектами, по мере принятия результатов сотрудниками компании.

Перечень результатов

Результат 1. Программный комплекс ИСУП
Результат 2. Регламент управления проектами
Результат 3. Функция планирования проектов
Результат 4. Дашборды и отчётность
Результат 5. Портфельное и программное управление
Результат 6. Управление рисками портфеля проектов
Результат 7. Мультиресурсное управление
Результат 8. Управление знаниями

Методика внедрения

Для реализации данного подхода используется следующий План Действий:

  1. Назначить Владельцев Продукта от Заказчика
    • Заказчик должен выбрать одного (или двух) своих сотрудников на роль Владельца Продукта создаваемой ИСУП.
    • Владелец Продукта должен обладать видением того, что требуется организации, как подразделения Заказчика управляют проектами, какие цели стоят перед проектами.
  2. Создать Команду проекта из специалистов Заказчика и Исполнителя
    • Члены команды проекта должны обладать навыками и знаниями, нужными для того, чтобы ИСУП заработала и приносила пользу Заказчику.
    • Для сбора и обмена знаниями будут организованы несколько учебных совещаний, на которых:
    — Специалисты Заказчика обучат специалистов Исполнителя, как построена текущая модель управления проектами в организации.
    — Специалисты Исполнителя, в свою очередь, обучат специалистов Заказчика, как использовать и развивать ИСУП.
  3. Назначить Руководителя Проекта со стороны Исполнителя
    • Со стороны Исполнителя будет назначен Руководитель Проекта.
    • Руководитель Проекта планирует и контролирует исполнение проекта, обеспечивает проведение всех необходимых встреч и помогает команде устранять препятствия в работе и поддерживать требуемый темп работы.
  4. Составить список требований к ИСУП в формате бэклога
    Бэклог – список всех функций ИСУП, отсортированных в зависимости от их ценности для Заказчика.
    • Перечень можно дополнять, изменять, менять очерёдность функций в нем. При необходимости некоторые функции можно реализовывать параллельно.
    • Владелец Продукта должен принимать решения о приоритетности задач, с учётом требований и пожеланий пользователей ИСУП.
  5. Поэтапно реализовывать задачи проекта совместной Командой
    • Приступить к реализации задач силами объединённой команды проекта внедрения.
    • С периодичностью 2-4 недели необходимо пересматривать Бэклог (приоритеты функций, изменение списка и прочее).
    • В конце каждого 2-недельного периода Команда демонстрирует выполненные части ИСУП. Это может быть готовый модуль или отдельная функция, главное, чтобы этот результат сразу начинал работать и приносить пользу Заказчику.
  6. Регулярно уточнять приоритетность и выполнимость функций в Бэклоге
    • Команда рассматривает каждую функцию из Бэклога как задачу чтобы определить следующее:
    — Выполнима ли задача в принципе, достаточно ли информации, чтобы выполнить задачу?
    — Можно ли оценить ресурсы нужные для выполнения задачи?
    — Каковы критерии готовности задачи?
    — Есть ли возможность продемонстрировать результат выполнения каждой задачи?